Crise Sanitaire Covid-19 - Dans l’urgence, mon organisation passe au Télétravail : quels outils utiliser ?
De nombreuses entreprises de la métropole lilloise ont déjà mis en place le télétravail dans leurs organisations. Cependant, la crise sanitaire que nous connaissons actuellement a précipité certaines d’entre elles à mettre en place le télétravail dans l’urgence et parfois pour un nombre conséquent de salariés, sur une période qui s’annonce assez longue.
Mais face à l’urgence, quels outils privilégier et comment les choisir ?
Tout d’abord, il vous faut choisir les outils adaptés, pour permettre aux salairés de poursuivre leurs missions. Les outils de partages de fichiers sont nombreux (Google Drive, DropBox, WeTransfer, Sendspace, etc…) et il vous faut, également, choisir un outil de visioconférence adapté.
Certains outils de visioconférence proposent dans une même et seule solution le partage de contenu. Alors, pourquoi ne pas faire au plus simple dans ces temps difficiles ?
Comment choisir son outil de visioconférence ?
Il est très important de prendre en considération l’environnement de l’interlocuteur. Quelle est sa culture ? Quelles sont ses habitudes ? A-t-il déjà utilisé des outils de visioconférence, activé sa webcam, fait un partage d’écran ? Votre interlocuteur est-il équipé d’un micro et d’écouteurs ?
Prenez le temps d’accompagner votre interlocuteur (salarié, client ou partenaire) lors de sa première connexion, pour que les suivantes se déroulent en toute simplicité.
Pour les TPE/PME, nous vous conseillons d’essayer, dans un premier temps, un outil gratuit. Celui-ci pourra répondre parfaitement à vos attentes. Testez-en plusieurs ! Les versions payantes sont, quant à elles, très souvent obligatoires pour un nombre conséquent d’utilisateurs et bénéficient d’options avancées.
C’est votre première utilisation d’un outil de visioconférence ? Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive d’outils de visioconférence.
| Les outils de visioconférence | Avantages | Inconvénients |
| Appear.in | Simple d’utilisation | |
| Gruveo | Pas d’installation logiciel | Payant si + 2 utilisateurs |
| Join me | Partage d’écran | Payant si + 10 utilisateurs |
| Google Hangouts | Simple d’utilisation | Difficulté à connaitre l’identifiant de l’interlocuteur Nécessite une adresse Gmail |
| Skype Entreprise | Multiplateforme +Partage d’écran + appels téléphoniques possibles Le plus connu de tous | Jusqu’à 10 personnes |
| Webex | Partage d’écran | Payant si + 3 utilisateurs |
| GoToMeeting | Partage d’écran + version gratuite | 31 € / Mois / +25 utilisateurs |
| Zoom | Solution très complète + création de webinaires + Partage d’écran + remplace le système téléphonique de l’entreprise | Cout important pour le version payante 15 à 20 dollars/mois/utilisateur Visio groupe limitée à 40 mn pour la version gratuite |
| Adobe Connect | + Solution d’e-learning | Uniquement sur devis, plutôt pour les grandes entreprises |
| AnyMeeting | Simple Gratuit et idéal pour les PME | Interface dépassée |
| Zoho Meeting | Solution très complète et illimitée |
Skype Entreprise ou Zoom permettent de vous initier rapidement à la visioconférence et avec du partage d’écran. C’est le choix des équipes de la MiE 😊
N’oubliez pas d’accompagner vos équipes
Certaines entreprises ne s’étaient pas préparées au télétravail. Les premiers jours des salariés ont peut-être pu être difficile à gérer, d’autant plus s’ils ont des enfants et/ou si les autres membres du foyer sont aussi en télétravail. Les murs ne peuvent pas vraiment être poussés et le confort du matériel de bureau n’est pas au rendez-vous. Les premiers jours, prenez le temps d’échanger avec vos équipes : est-ce qu’elles ont accès à tous les outils et documents nécessaires pour travailler ? Le matériel fonctionne-t-il comme il faut ? Comment les journées sont-elles organisées ?
Dans ces moments difficiles, montrez que le manager est présent, à l’écoute et prêt à s’adapter au rythme de chacun rassurera le collaborateur, d’autant plus si la pratique se répète à l’avenir.
Profitez des messageries instantanées comme Skype ou WhatsApp pour prendre régulièrement de leurs nouvelles et maintenir le contact, pour rompre l’isolement.
En cette période de confinement, vous pouvez aussi partager les idées d’activités – pour occuper les enfants ou faire du sport sans bouger de chez soi, par exemple – et communiquer sur les règles de sécurité.
Vous êtes passé au Télétravail dans l’urgence ?
Cette expérience vous fait réfléchir sur l’installation durable du télétravail dans votre entreprise ? Après cette crise, dressez votre bilan. Il sera précieux pour l’avenir.
Un guide pratique à destination des employeurs et des salariés de la métropole lilloise a été réalisé en octobre 2016. Il vous permet de saisir de nouvelles opportunités et d’éviter les écueils du télétravail.
Ce guide pratique vous fournit des points de repères essentiels afin de comprendre les enjeux du télétravail et de faciliter sa mise en place dans votre organisation.
Dans cette période de confinement, pensez à dresser votre bilan, jour après jour. Quels sont les avantages et inconvénients du télétravail ? Quelles sont les principales difficultés ? Ce bilan vous sera très utile si vous souhaitez le pérenniser dans votre organisation, en tirer le meilleur pour le développement de vos activités…
Télécharger le guide ici :
Et le salarié : comment s’adapte-t-il ?
A l’inverse, vous êtes salarié, et vous avez subit de plein fouet ce changement d’organisation. Comment vous adapter au mieux à vos nouveaux outils de travail et restez efficace ? Si vous avez une pièce qui peut servir de bureau, privilégiez cet espace pour vos journées de travail. En travaillant chez soi, un autre rythme s’installe. Définissez vos temps de travail, peut-être en lien avec les autres membres du foyer, selon vos rendez-vous et surtout, selon votre temps de concentration : certains préfèrent se lever tôt pour travailler le plus possible le matin, d’autres seront plus efficace le soir. Il est essentiel de continuer à s’organiser.
Si vous avez du mal avec les nouveaux outils, prenez le temps d’en parler à votre manager ou la personne référente dans votre entreprise. Il vaut mieux y passer du temps au démarrage pour être plus efficace, par la suite.
Gardez aussi votre routine matinale. Cela vous mettra en conditions de travail : prendre une douche, choisir des vêtements confortables mais toujours professionnels, prendre un petit déjeuner…
Organiser son temps de travail signifie aussi organiser ses journées. Faites-vous des listes de tâches à accomplir dans votre journée. Cela cadrera votre travail et vous permettra d’avancer efficacement. Le temps en télétravail peut permettre de faire des tâches chronophages, comme l’administratif, plus rapidement car vous serez moins dérangés.
Et surtout, prenez le temps de faire quelques pauses, essentielles pour vous permettre de rester concentré toute la journée. Cela est d’autant plus important que vous mangez et dormez désormais sur votre lieu de “travail” !
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